Im Qualitätsmanagement gibt es die Forderung, dass Aufträge schriftlich dokumentiert sein müssen. Nutzen Sie dazu diesen selbstfärbenden Stempel (der Marke Trodat) „Auftrag freigegeben“.

Dazu bietet dieser Stempel folgende Felder:

  • Auftrag erteilt (schriftlich/telefonisch/persönlich)
  • erteilt durch (Name, Datum)
  • freigegeben von (Name, Datum)
  • weitere Absprachen (nein, ja siehe Notiz)

Dieses schriftliche Dokumentieren erfolgt beispielsweise bei telefonischer Beauftragung. So kommt es vor, dass am Vortag das Angebot präsentiert wurde, der Kunde eine Nacht darüber schlafen möchte und nun anruft und sagt: „Ich möchte den Auftrag erteilen.“ In diesem Fall muss diese Auftragserteilung vom Mitarbeiter, der das Telefonat angenommen hat, schriftlich dokumentiert werden. Das  geschieht, indem die Originalakte mit dem Stempel „Auftrag freigegeben“ versehen wird. Bei „freigegeben von“ trägt der Mitarbeiter seinen Namen ein, der die Freigabe entgegengenommen hat. Auf diese Weise stellen wir vom Angebot bis zur Ablage eine durchgängige Dokumentation des Auftrages sicher.